5Başarılı Toplantılar Nasıl Gerçekleştirilir?

5Başarılı Toplantılar Nasıl Gerçekleştirilir?   Başarılı toplantılar organize etmek bir beceri işidir. Gerek ön hazırlıklar esnasında gerekse toplantı günü gerçekleşecek tüm akış sırasında toplantıyı düzenleyen kişinin yüksek bir performans göstermesi, tüm ayrıntıları titizlikle düşünmesi gerekir.   Yazılı bir gündem hazırlanması ve katılımcılara gönderilmesi toplantı öncesi, toplantı sırasında ve sonrasında neler yapması gerektiğine dair bilgi edinmelerini sağlayacaktır. Gündemin toplantının hedefine uygun hazırlanması ve katılımcıların hazırlık yapmasını sağlayacak zaman tanıyacak şekilde kendilerine gönderilmesi toplantının başarılı geçmesinde etkili olacaktır.   Toplantıya hazırlık yapılırken gündemin hazırlanması kadar önemli bir konu daha söz konusudur; toplantının nerede yapılacağı. Toplantı yeri belirlenirken dikkat edilmesi gereken en önemli unsurlardan birisi; toplantı yerinin katılımcıların rahatının sağlanabileceği ve toplantı sürecinde konsantrasyonlarının yüksek tutulabileceği özellikleri sunabilmesi.   Toplantı organize etmek için farklı bir ortam ve katılımcılarınızı memnun edecek salonlar arıyorsanız, gerekli fiziki ve teknik donanımları karşılayacak özellikte tasarlanmış salonları ile hizmet veren Sangha Eğitim ve Toplantı Salonları ile iletişime geçebilirsiniz. Sangha’nın web sitesini inceleyebilir, http://www.sanghaegitimsalonlari.com/ adresinden bilgi alabilirsiniz.   Ön hazırlıklar sırasında ve toplantı öncesinde neler yapılmalı?  

1. Toplantıya katılacakların listesi hazırlanmalı, toplantıya katılacak kişiler seçilirken gerekli bilgiye, uzmanlığa sahip ve toplantının konusu ile ilgili kişiler toplantıya davet edilmelidir.
2. Toplantının yapılış amacına ve katılımcı sayısına göre toplantı yeri ve zamanı belirlenmeli, tarih, saat ve yer bilgisi toplantı gündemi ile birlikte tüm toplantıya katılacak kişilere ulaştırılmalıdır.
3. Toplantıya katılım durumları ile ilgili teyit alınmalıdır. Toplantı davetiyesine hızlı cevap alabilmek için, toplantı daveti gönderilen kişilere geri dönüş yapmaları için bir zaman sınırı koyulmalıdır.
4. Toplantı gününde toplantıyı organize eden kişi katılımcılar gelmeden salonu ziyaret etmeli, salondaki düzenlemelerin hazır olduğundan emin olmalıdır. Toplantı yapılacak salonun ısı, ışık, havalandırma durumunun uygunluğu davetliler gelmeden önce mutlaka kontrol edilmelidir.
5. Toplantı salonu katılımcıların oturma düzenine uygun olacak şekilde hazırlanmalıdır.
6. Toplantı için gerekli materyaller, teknik cihazlar hazırlanmalı, cihazların çalışır durumda olup olmadığı kontrol edilmelidir.
7. Toplantı süresince verilen molalar için katılımcıların sayısına yetecek şekilde tüm ikram ıhazırlıklar yapılmalıdır.
8. Toplantının zamanında başlaması ve bitirilmesi sağlanmalı, toplantı süresince katılımcıların ihtiyaçlarının karşılanması konusunda titizlik gösterilmelidir.

  Kahve molalarında orman ve yeşillik seyretmek, öğle yemeklerini doğanın içinde kuş sesleri ve yeşillikler içinde yemek, neşeli, huzurlu bir ortamda toplantı yapmak size de cazip geliyorsa, www.sanghaegitimsalonlari.com adresine girerek Sangha eğitim salonları ve toplantı mekanlarıhakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.